Powoływanie do życia spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Martyna Majewska

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest w Polsce najczęściej wybieraną formą prowadzenia działalności przez podmioty mające osobowość prawną – w tym podmioty zajmujące się komercjalizacją wyników badań naukowych. W chwili obecnej istnieje możliwość rejestracji spółki zarówno w sposób tradycyjny, jak i za pośrednictwem formularza udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości on-line. Warto zapoznać się z obydwoma tymi sposobami, by móc podjąć trafną decyzję w chwili zakładania własnej spółki. 

Bez względu na to czy spółka będzie rejestrowana w sposób klasyczny czy poprzez Internet zawsze będzie ona gwarantować udziałowcom bezpieczeństwo w zakresie odpowiedzialności materialnej za jej działania. Zgodnie z brzmieniem art. 86a Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym uczelnia, w celu komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych, może utworzyć spółkę celową w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej. Wskazanie przez ustawodawcę tych form organizacyjnych wiąże się z regulacjami  zawartymi w Kodeksie Spółek Handlowych, zgodnie z którymi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne będą odpowiadać swoim majątkiem za zaciągnięte zobowiązania. Jedynie w wyjątkowych przypadkach zarząd spółki będzie ponosić odpowiedzialność za jej zobowiązania.

Spółka z o.o. może zostać założona przez jednego lub większą liczbę wspólników; wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne jak również osoby prawne, np. inne spółki.

Zakładanie spółki przez uczelnię we współpracy z innymi podmiotami- w tym pracownikami naukowymi i studentami niesie za sobą szereg korzyści. Z punktu widzenia strategii dynamicznego rozwoju bardziej korzystnym rozwiązaniem wydaje się być sytuacja, w której spółkę tworzy grupa wspólników np. członków zespołu badawczego. Istnieje wtedy możliwość wymiany myśli, doświadczeń oraz pomysłów na rozwój oraz pozyskiwanie nowych źródeł finansowania. Z kolei uczelnia – jako współudziałowiec zachowuje możliwość współdecydowania o kierunkach rozwoju spółki i, co oczywiste, partycypowania w wypracowywanej dywidendzie. 

Należy jednak pamiętać, że jednoosobowa spółka z o.o. nie może być utworzona przez wyłącznie inną jednoosobową sp. z o.o. przy czym należy podkreślić, iż ograniczenie to odnosi się wyłącznie do momentu tworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Po rejestracji spółki w KRS jeden z udziałowców może przenieść swoje udziały na drugiego wspólnika co powoduje przekształcenie spółki w spółkę jednoosobową.

Przede wszystkim należy jednak pamiętać o tym, że jednoosobowa spółka z o.o. niesie ze sobą pewne ograniczenia. Co prawda, jako jednoosobowy wspólnik spółki z o.o. zyskujemy dużą swobodę w organizowaniu własnej działalności, a także wysoki poziom kontroli nad wszystkimi aspektami jej działalności, z drugiej jednak strony napotykać będziemy trudności w pozyskaniu kapitału na rynku kapitałowym bądź przez przyjęcie nowego współpracownika. O wiele łatwiej przebiega ten proces w spółce wieloosobowej. Forma jednoosobowej spółki z o.o. wymaga również składania oświadczeń przez wspólnika w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. Prowadząc działalność jednoosobowo zyskujemy za to możliwość stosowania uproszczonej księgowości (przy obrotach poniżej 1.200.000 euro).

Rejestracja spółki w sposób tradycyjny

W przypadku, gdy rejestrujemy spółkę w sposób tradycyjny cała procedura musi rozpoczynać się od sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego. Zgodnie z brzmieniem art. 157 § 1 KSH musi ona zawierać elementy konieczne warunkujące ważność zawartej umowy.

Tymi elementami są:

• firma (nazwa spółki) i siedziba spółki. Nazwa spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”;
• przedmiot działalności spółki - zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności określoną w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)[1];
• określenie kapitału zakładowego w wysokości minimalnej 5 tys. zł;
• określenie czy wspólnik może mieć więcej, niż jeden udział;
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników -wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych;
• czas trwania spółki z o.o., jeżeli jest oznaczony lub oświadczenie o nieograniczonym trwaniu spółki.

W przypadku, gdy wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma być uczelnia wyższa w momencie uchwalania statutu spółki musi być ona reprezentowana przez osoby uprawnione lub przez pełnomocnika umocowanego do dokonania czynności rejestracyjnych. Osoby fizyczne będące założycielami mogą występować osobiście przy podpisywaniu aktu umowy spółki, jak również mogą występować przez powołanych w tym celu pełnomocników.

Zgodnie z brzmieniem art. 159 KSH jeżeli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki, należy to pod rygorem bezskuteczności wobec spółki dokładnie określić w umowie spółki. W przypadku, gdy do spółki wnoszony jest aport w postaci know-how wnoszący musi brać pod uwagę regulację zawartą w art. 158 § 1 KSH, zgodnie z którą wymagane jest  szczegółowe określenie przedmiotu wkładu niepieniężnego w umowie spółki. Mogą się tu więc pojawić pewne trudności w opisaniu aportu w tej postaci wiążące się z koniecznością chronienia interesów spółki i zachowania poufności wiedzy, a z drugiej strony ważne jest wypełnienie obowiązku określonego przepisem, który dotyczy każdego wkładu niepieniężnego[2].

W umowie spółki określa się również zasady reprezentacji spółki na zewnątrz, organy spółki: Zgromadzenie Wspólników, Zarząd i jego liczebność oraz Radę Nadzorczą i Komisję Rewizyjną; Rada Nadzorcza musi być powołana do życia w przypadku, gdy kapitał zakładowy wynosi  500 000 zł i jednocześnie spółkę tworzy 25 wspólników. W przypadku spółek celowych tworzonych przez uczelnie wyższe warto zadbać o to, aby w Radzie Nadzorczej znalazły się osoby reprezentujące uczelnię – daje to możliwość wglądu w działania spółki i kontrolowania poczynań zarządu oraz informacji dotyczących strategii rozwoju i planowanych przedsięwzięć. Jednakże nie jest to warunek konieczny; proces komercjalizacji wiedzy może e odbywać się na zasadzie umów licencyjnych, które w swojej treści będą regulować zakres i czas korzystania z dorobku intelektualnego uczelni.

Zgromadzenie Wspólników jest najwyższą władzą spółki z o.o. Jego głównym zadaniem jest podejmowanie uchwał (większością zwykłą lub kwalifikowaną)  dotyczących:

• rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków przy czym zgodnie z treścią art. 231 § 1 KSH zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego,
• roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
• wyrażenia zgody na zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
• wyrażenia zgody na nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości (jeżeli umowa spółki z o.o. nie stanowi inaczej),
• podejmowania uchwał w przedmiocie zwrotu dopłat, umorzenia udziału,
• zmian umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• powoływania pełnomocników do zawarcia umów pomiędzy członkami Zarządu, a spółką z o.o. oraz w sporach między nimi,
• powzięcia uchwały co do dalszego istnienia spółki, jeżeli bilans sporządzony przez Zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego,
• rozwiązania spółki z o.o., przeniesienie jej siedziby za granicę, połączenia spółek, podziału, czy przekształcenia w inną spółkę handlową.

Ustawowy obowiązek zwołania zwyczajnego zgromadzenia obciąża Zarząd spółki (vide art. 235 § 1 KSH). Jeżeli Zarząd spółki nie zwoła go w terminie, prawo do zwołania Walnego Zgromadzenia przysługuje Radzie Nadzorczej  lub Komisji Rewizyjnej (jeśli w spółce zostały ustanowione). W przypadku, gdy uczelnia jest udziałowcem w spółce jest ona reprezentowana podczas Walnego Zgromadzenia przez osobę uprawnioną na podstawie statutu uczelni lub na podstawie pełnomocnictwa.

Zarząd spółki zajmuje się prowadzeniem bieżących spraw spółki z o.o. Zgodnie z artykułem 299 KSH członkowie Zarządu odpowiadają prywatnym majątkiem za zobowiązanie spółki, w razie jej niewypłacalności. Członek Zarządu może zwolnić się z powyższej odpowiedzialności jeżeli został zgłoszony we właściwym terminie wniosek o upadłości spółki. Termin wynosi dwa tygodnie od wskazania przesłanek o ogłoszeniu upadłości. Ogłoszenie upadłości uzasadniać będą sytuacje, w których:

• przedsiębiorca nie reguluje na bieżąco zobowiązań ale przejściowe trudności z zapłatą nie stanowią podstawy o ogłoszeniu upadłości,
• gdy zobowiązania spółki przekraczają wartość jej majątku (ujemne kapitały własne).

Członek Zarządu nie ponosi winy w tym, że wniosek o upadłości nie został złożony w sytuacji, w której nie miał możliwości wpływu na decyzje Zarządu z powodów obiektywnych (np. choroba członka) oraz gdy wskaże on majątek spółki, z którego egzekucja pozwoli na zaspokojenie wierzyciela w znacznej części. Warto się zastanowić nad tym czy w skład zarządu powinny wchodzić osoby będące powiązane z uczelnią. Otóż przyjmuje się, że zarząd spółki powinien być wybrany spośród osób niezależnych w stosunku do udziałowców; optymalnym rozwiązaniem jest powierzenie kierowania spółką celową osobom z doświadczeniem w zarządzaniu przedsiębiorstwem oraz znajomością mechanizmów rynkowych. Taki dobór kadry wpływa na płynny rozwój spółki i sprawne pozyskiwanie kapitału niezbędnego do jej rozwoju. Przykładem takiego rozwiązania może być spółka Pharmena SA, w której prezesem spółki został doświadczony finansista, absolwent Uniwersytetu Łódzkiego i łodzianin z pochodzenia mający kilkuletnie doświadczenie w kierowaniu działami sprzedaży dużych międzynarodowych instytucji finansowych. Rozmowy o finansowaniu projektu prowadzono równolegle z jednym z działających w kraju funduszy private equity oraz spółką giełdową Polska Grupa Farmaceutyczna – PGF[3].

Zgodnie z brzmieniem art.188.§1 KSH Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów. Księga udziałów pozwala na bieżące monitorowanie ilości udziałów w spółce oraz ich struktury właścicielskiej. W niej również odnotowuje się umorzenie udziałów czyli taką sytuację, w której uczelnia wycofuje się ze spółki odnoszącej sukces w celu zaangażowania się w kolejny proces komercjalizacyjny – nową spółkę. Uczelnie powinny bowiem nie tyle maksymalizować dochody płynące z faktu posiadania udziałów, co maksymalizować liczbę komercjalizowanych przedsięwzięć – czyli inwestować w nowe spółki kapitał uzyskany ze zbycia udziałów. Okres, w którym Uczelnia za pośrednictwem swojej spółki celowej pozostanie udziałowcem w spin-out, waha się od 2 do 5 lat w zależności od branży, stopnia innowacyjności, krótkoterminowych wahań koniunktury itp.[4]  Proces ten można przeprowadzić np. poprzez zbycie działów na rzecz innych podmiotów lub zgodnie z art. 199 KSH udział może zostać umorzony w razie ziszczenia się określonego zdarzenia bez powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników. W takim przypadku, udziałowcowi – czyli uczelni - z tytułu umorzenia przysługuje wynagrodzenie, które nie może być niższe od wartości przypadających na udział aktywów netto, wykazanych w sprawozdaniu finansowym za ostatni rok obrotowy, pomniejszonych o kwotę przeznaczoną do podziału między wspólników.

Bez względu na to czy w spółce funkcjonuje Rada Nadzorcza zgodnie z brzmieniem art.212.§1 KSH każdemu wspólnikowi służy prawo kontroli. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu.

Z chwilą podpisania umowy spółki powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (art. 161 § 1 KSH). Sp. z o.o. w organizacji jest reprezentowana przez Zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników. Przestaje ona być spółką w organizacji od momentu zarejestrowania jej w rejestrze przedsiębiorców. należy pamiętać o tym, że zarząd spółki ma 6 miesięcy (liczonych od dnia zawarcia umowy spółki) na to, aby wpisać do KRS. należy bardzo rygorystycznie podchodzić do tego terminu, bowiem zgodnie z brzmieniem art. 169 KSH jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu.

Aby zarejestrować spółkę z o.o.  w KRS potrzebne nam będą następujące dokumenty[5]:

• Wniosek rejestrowy wypełniony na  urzędowym formularzu KRS-W3 podpisany przez wszystkich członków zarządu, a wraz z nim formularze załączników:

o   KRS-WE - dotyczący wspólników spółki,

o   KRS-WM - z danymi o przedmiocie działalności spółki,

o   KRS-WK - o osobach uprawnionych do reprezentowania podmiotu.

• dwa egzemplarze umowy spółki z o.o.,
• oświadczenie wszystkich członków zarządu, o wniesieniu w całości przez wszystkich wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego spółki,
• jeżeli w umowie spółki nie powołano członków organów spółki, należy przedstawić dowód ustanowienia tych organów, z wyszczególnieniem składu osobowego,
• listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu, złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu,
• notarialnie poświadczone wzory podpisów członków zarządu,
• dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym,
• wszystkie formularze do urzędu skarbowego i GUS, czyli:

o    wniosek o wpis lub zmianę wpisu REGON, na druku RG-1,

o    zgłoszenie płatnika składek lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych (druk ZUS-ZPA),

o    zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku, na druku NIP-2.

Opłata rejestracyjna wynosi 500 zł za wpis do KRS oraz 100 zł za obligatoryjne ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Opłaty notarialne wiążące się z zawarciem umowy spółki ustalane są na podstawie Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej i w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o kapitale zakładowym 5 000 zł wnosić będą w sumie ok. 2000 zł, na co składać się będzie m.in.: taksa notarialna, podatek VAT oraz podatek PCC.

Rejestracja przez Internet

Począwszy od dnia 1 stycznia 2012 roku Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło zainteresowanym możliwość zarejestrowania spółki z o.o. przez Internet na stronie  https://ems.ms.gov.pl. przy użyciu wzorca umowy spółki. W ten sposób można dokonać rejestracji spółki w jeden dzień. Aby tego dokonać, należy najpierw założyć konto osobiste w systemie https://ems.ms.gov.pl/login ,przy czym należy pamiętać, iż takie konto musi posiadać każdy ze wspólników spółki. Przy rejestracji podaje się imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości. jeżeli wspólnikiem ma być osoba prawna należy dodatkowo wprowadzić jej  nazwę, numer NIP, adres siedziby oraz numer REGON. Zakładający musi także podać swój adres e-mail oraz ustalić login pod jakim będzie korzystać z konta w systemie oraz ustalić indywidualne hasło. Po zalogowaniu do systemu można przystąpić do wypełniania wniosku o rejestrację, co – dzięki czytelnemu formularzowi - jest bardzo łatwe i nie wymaga fachowej wiedzy prawniczej. W formularzu należy podać wymagane dane adresowe, dane dotyczące sądu właściwego z miejsca rejestracji spółki (oznacza to, że wskazujemy sąd, na terenie którego będzie znajdowała się siedziba naszej spółki), opcje dotyczące poszczególnych uregulowań znajdujących się w umowie spółki, listy wspólników i ich danych oraz wnoszonych udziałów. Ostatnim etapem jest podpisanie wniosku przez składającego oraz wspólników podpisem elektronicznym, a także uiszczenie opłaty w systemie eCard. Wniosek zostanie przesłany automatycznie do właściwego sądu. Jeśli sąd nie wezwie wspólników do usunięcia braków, to spółka zostanie zarejestrowana w ciągu doby od daty wpływu wniosku. Od tego czasu wspólnicy mogą wnosić wkłady, a w terminie 7 dni należy dostarczyć do sądu wzory podpisów.

Niestety w tym przypadku trzeba będzie samodzielnie dokonać zgłoszeń w Urzędzie Skarbowym oraz Urzędzie Statystycznym składając stosowne formularze. W przypadku rejestracji elektronicznej należy uiścić wyłącznie opłaty wiążące się z rejestracją w KRS – nie ma konieczności wnoszenia opłat za sporządzenie umowy (korzystamy bowiem z wzorca umownego).

Należy jednak podkreślić bez względu na to, w jaki sposób powoływane są do życia spółki celowe spin-off powstają przede wszystkim w takich sektorach jak biotechnologia, farmacja czy informatyka, a więc tam, gdzie mamy do czynienia z przełomowymi technologiami lub zastosowaniami. Sukcesy odnoszone przez spółki celowe w tych sektorach często związane są z faktem, iż struktury podmiotowe takich rynków w Polsce jeszcze nie są dobrze wykształcone, co przekłada się na niewielkie ryzyko działań odwetowych ze strony konkurentów[6]. Ponadto, jak zauważa Piotr Dawidko[7], ze względu na niezwykle wysokie potencjalne koszty utrzymywania zespołów badawczych i ograniczone możliwości zmiany dziedziny ich pracy, korporacje farmaceutyczne decydują się na outsourcing prac B+R bądź kupno licencji lub patentu w wyspecjalizowanych w danej dziedzinie firmach biotechnologicznych. Spółki te, najczęściej będące spin-offami tworzonymi przez uniwersyteckie zespoły naukowe, skupiają się najczęściej na jednej dziedzinie badań, doprowadzając innowacje stworzone przez założycieli w ramach pracy naukowej do postaci możliwej do zastosowania w praktyce[8]. Warto więc podejmować wysiłek wiążący się z założeniem i prowadzeniem spółki celowej i doprowadzić ją do sukcesu rynkowego.