Czy można realizować innowacyjne projekty badawcze bez zarządzania ryzkiem?

Katarzyna Papierz-Pawelczak 

Stale rosnąca konkurencyjność państw stanowi jeden z podstawowych wymogów nowoczesności. Dzieje się tak, gdyż stagnacja gospodarcza pogłębia zróżnicowanie gospodarcze państw rozwijających się. Tym samym niesie za sobą wiele negatywnych konsekwencji, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.  Najskuteczniejszy sposób na osiągnięcie tego celu to zwiększanie innowacyjności gospodarczej państw m.in. poprzez: stymulowanie badań naukowych, realizację przedsięwzięć innowacyjnych. Inwestycje w projekty innowacyjne, mają stanowić drogę do wzmocnienia konkurencyjności i długoterminowego wzrostu gospodarczego Europy. Czymże zatem jest  innowacja, innowacyjne projekty badawcze?

Innowacja, zgodnie z jedną z definicji, może być rozumiana na dwa sposoby: jako rezultat prowadzonych prac (produkt lub usługa) lub proces prowadzący do jej wytworzenia. Innowacja,
w tym ujęciu jest zatem procesem, który obejmuje w najszerszym rozumieniu powstanie pomysłu, prace badawczo-rozwojowe i projektowe, produkcję i upowszechnianie[1]. Jest to więc proces uwzględniający prowadzenie prac B+R, projektów badawczych, ściśle związany z taką działalnością. Tworzenie innowacyjnych rozwiązań w zdominowanym przez technologie świecie jest warunkiem koniecznym postępu gospodarczego i cywilizacyjnego państw oraz ich społeczeństw. Innowacje będące motorem tworzenia narodowego bogactwa są efektem działalności badawczo-rozwojowej, czyli pracy twórczej, której specyfika wymaga zastosowania szczególnych rozwiązań organizacyjnych[2]. Wiemy też, że dobry pomysł to podstawa każdego udanego przedsięwzięcia, a w działalności badawczo -rozwojowej jest on szczególnie istotny. Działalność taką wyróżnia element nowości i dążenie do eliminacji niepewności naukowej i technicznej, a u jej podstaw leży próba rozwiązania zazwyczaj skomplikowanego problemu[3]. Złożoność projektów B+R jest zatem konsekwencją złożoności podejmowanych zagadnień. Determinuje także poziom trudności procesu zarządzania działalnością B+R. Zarządzanie projektami badawczo-rozwojowymi na obecnym etapie rozwoju gospodarki o wysokim zapotrzebowaniu na wiedzę, jest więc pewnego rodzaju „sztuką”, której opanowanie decydować może o powodzeniu przedsięwzięcia, projektu.

Projekty badawcze ze względu na swoją specyfikę obarczone są ryzykiem, a ryzyko to niepewność. Dlatego tez analiza ryzyka odgrywa bardzo ważną role zarówno w procesie jego planowania jak i realizacji.  Słowa Kazimierza Frączewskiego: „gdyby wszystko wokół było pewne, niepotrzebne byłoby zarządzanie”, oddają kwintesencję sensu zarządzania ryzykiem[4] . „Niepewność”, to słowo kluczowe do właściwego zdefiniowania pojęcia jakim jest ryzyko. Najprościej ujmując, ryzyko to każde możliwe zdarzenie, które może mieć miejsce w przyszłości, a jego następstwa mogą wywołać negatywne lub pozytywne zmiany w projekcie. Utożsamiając ryzyko ze stratami, określa się je na podstawie dwóch parametrów. Po pierwsze, należy racjonalnie ocenić prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, które wywołuje ryzyko. Po drugie, szacuje się wielkość potencjalnych strat wynikających z wystąpienia negatywnych zdarzeń[5].  Nigdy nie można mieć pewności, że przewidziano każde możliwe zdarzenie, które może nastąpić. Dzieje się tak, gdyż otoczenie projektu podlega stałym zmianom, a same wydarzenia mogą mieć różne źródło. Ryzyko może mieć podłoże polityczne, techniczne, ekonomiczne, handlowe lub operacyjne.

Złożoność elementów występujących w projektach badawczo-rozwojowych oraz różnorodność ryzyk z tym związanych determinuje potrzebę zarzadzania pojawiającymi się ryzykami w projektach. Zanim jednak podejmiemy jakiekolwiek działania związane z zarządzaniem ryzykiem pierwszym krokiem jest:

identyfikacja i analiza ryzyka……

Identyfikacja czynników, które mogą w znaczący sposób zakłócić sprawny przebieg prac w projekcie badawczym, a w najgorszym przypadku uniemożliwić jego realizację. Do identyfikacji czynników ryzyka należy przystąpić z „otwartą” głową ponieważ trudno jest określić wyłącznie jedno źródła czynników zagrażających projektowi. Pomocna w tym zakresie może okazać się kategoryzacja ryzyk zaproponowana w PMBOK Guide, przedstawiona w tabeli poniżej

Tabela 1.  Przykłady struktury podziału ryzyk[6].

W procesie identyfikacji ryzyka możemy wykorzystać następujące techniki:

• burza mózgów,
• przegląd dokumentacji projektu,
• technika delficka, ankiety, analiza SWOT,
• listy kontrolne oparte na rejestrach ryzyka w poprzednich projektach,
• szczegółowa analiza założeń projektu,
• diagramy Ishikawy-fishbone, diagramy przyczyn i skutków.

Jak można zauważyć, każdy czynnik ma określone źródło i przyczyny stanowiące nieodzowny element każdego przedsięwzięcia. Co istotne, w powszechnej świadomości ryzyko budzi wyłącznie negatywne skojarzenia, podczas gdy w rzeczywistości konsekwencje wystąpienia danego czynnika ryzyka mogą być zarówno negatywne jak i pozytywne. Definicja ryzyka ma charakter neutralny tj. ryzyko może powodować negatywne skutki i wówczas mówimy o zagrożeniu, może jednak przynosić skutki pozytywne wówczas mówimy o możliwości, okazji, szansie. Przytoczmy tutaj sytuacje, która miała miejsce na początku XXI wieku, w której trzęsienia ziemi na Dalekim Wschodzi spowodowały zmianę cen akcji - ryzyko finansowe inwestujących na giełdzie. W tym przypadku ceny układów elektronicznych wytwarzanych na Tajwanie i Japonii wzrosły ale giełda jest zmienna i ci sami inwestorzy już stracili miliony na tych samych akcjach[7].   

Towarzysząca ryzyku niepewność i brak odpowiedniej informacji umożliwia podział czynników ryzyka na dwie grupy:

• Znane czynniki ryzyka, czyli ryzyka, które zostały zidentyfikowane i przeanalizowane. Informacje te umożliwiają przygotowanie planu działań zapobiegawczych i minimalizujących wpływ ryzyka na przedsięwzięcie. Co ważne, znane czynniki ryzyka zależą zwykle od informacji, których nie posiadamy, ale mogą posiadać je inne osoby (np. producent sprzętu czy twórca konkretnej technologii)
• Nieznane czynniki ryzyka, to ryzyka, których jednoznaczna identyfikacja, a co za tym idzie, także  zarzadzanie nimi nie jest możliwe. Całkowita nieprzewidywalnośćczynników ryzyka z tej grupy znacząco utrudnia planowanie przedsięwzięcia i opracowywanie planów awaryjnych.

Plan zarządzania ryzykiem….

Kierownik projektów w swojej codziennej pracy ma do dyspozycji szereg sprawdzonych i skutecznych metod dzięki, którym może dokonać dogłębnej i szczegółowej analizy ryzyka. Każdy projekt wymaga oceny ryzyka zarówno pod względem jakościowym jak i ilościowym. Ryzyko może pojawiać się wszędzie, czy to przy zbyt napiętym harmonogramie, czy zbyt niskim budżetem, czy może być związany z błędami w samym zarządzaniu projektem. Jak sobie zatem radzić z ryzykiem? Najważniejsze to mieć dobry plan. Taki plan powinien określać role i obowiązki poszczególnych członków zespołu realizującego projekt, odpowiedzialnych za działania związane z zarządzaniem ryzykiem. Występowanie zmian może dotyczyć każdego działania, często nie można im zapobiec, ale istnieją sposoby, by przygotować się na różne przeszkody, które mogłyby blokować rozwój projektu. Takie działania zapobiegawcze powinno się opracować już na etapie przygotowywania planu przedsięwzięcia. Mając świadomość zagrożeń, można zaplanować reakcje na ryzyko, poprzez podejmowanie decyzji związanych z ryzykami[8]. Opracowywanie odpowiedzi na ryzyko wiąże się z ustalaniem planów awaryjnych oraz monitorowaniem i kontrolą zmieniających się czynników ryzyka wynikających ze specyfiki otoczenia projektu .

Zarządzanie ryzykiem w projekcie….

Im projekt jest bardziej zaawansowany, tym więcej zasobów w niego zaangażowano, a więc z upływem czasu koszty niepowodzeń są coraz wyższe[9]. Dlatego też na każdym etapie konieczne jest zarządzanie ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem projektu to identyfikowanie czynników ryzyka – określanie prawdopodobieństwa ich wystąpienia, skutków, a także sposobów neutralizacji[10].

Zgodnie z metodyką Project Management Institute (PMI), w zarządzaniu ryzykiem można wyodrębnić następujące procesy[11]:

• planowanie zarządzania ryzykiem – proces określania, w jaki sposób przeprowadzać w projekcie działania związane z ryzykiem,
• rozpoznawanie ryzyk – proces określania, jakie ryzyka mogą wpływać na projekt oraz dokumentowania cech charakterystycznych tych ryzyk,
• przeprowadzenie jakościowej analizy ryzyk – proces hierarchizacji ryzyk poprzedzający ich dalszą analizę lub działania z nimi związane, realizowany przez odniesienie do siebie ich prawdopodobieństw oraz skutków ich wystąpienia.
• przeprowadzenie ilościowej analizy ryzyk przez cały czas trwania projektu - proces liczbowej analizy wpływu rozpoznanych ryzyk na całościowe cele projektu,
• monitorowanie i kontrola ryzyk – proces wdrażania planów reakcji na ryzyka, śledzenie rozpoznanych ryzyk, monitorowanie ryzyk rezydualnych, rozpoznawanie nowych ryzyk oraz ocena skuteczności tego procesu.

Po zidentyfikowaniu określonego typu ryzyka oraz ocenie jego prawdopodobieństwa, kierownictwo projektu  może teraz podejmować różnego rodzaju działania mające na celu zapobieganie danemu ryzyku. Takim działaniem może być przykładowo zmiana planu zarządzania projektem w taki sposób, aby wyeliminować całkowicie lub ograniczyć zagrożenie do poziomu możliwego do zaakceptowania. Innym działaniem zaś może być włączenie do realizacji projektu podmiotów zewnętrznych w celu rozłożenia ryzyka. Możemy także znaleźć szereg metod przeciwdziałania ryzyku w projekcie[12]:

• unikanie ryzyka – wykluczanie jego możliwych przyczyn;
• podejmowanie środków zaradczych – na przykład kopie zapasowe, kontrola błędów, testy sprzętu;
• pogodzenie się z ryzykiem;
• podzielenie ryzyka – na przykład między partnerów projektu;
• ograniczenie ryzyka – zatwierdzanie kolejnych etapów prac;
• przeniesienie ryzyka na stronę trzecią.

Reasumując, w ramach zarządzania ryzykiem projektu badawczo-rozwojowego kierownictwo projektu powinno posiadać:

• Plan zarządzania ryzykiem.
• Rejestr zidentyfikowanych możliwych do wystąpienie ryzyk.
• Ocenę każdego z ryzyk pod względem siły oraz prawdopodobieństwa.
• Ranking ryzyk według ich istotności.
• Uzgodnione działania, które zostaną podjęte.

Powyższe wskazuje na istotę ryzyka w przedsięwzięciach badawczo-rozwojowych. Nie można przecież udawać, że ryzyko w projektach B+R nie istnieje. A jak my w Polsce radzimy sobie z zarzadzaniem ryzykiem….

• Polscy naukowcy, badacze prowadzą badania, a potem sprawdzają czy projekt się opłaca. Opracowywanie alternatywnych rozwiązań jest bardzo rzadkie.
• W jednostkach naukowych sukces projektu postrzegany jest przede wszystkim jako formalna poprawność projektu , czy zweryfikowanie hipotezy badawczej, co – w sektorze nauki – udaje się w prawie każdym przypadku. Projekty badawcze, z założenia ryzykowne, w  polskich realiach są rzadkością[13]. Jeden z przedstawicieli środowiska naukowego stwierdza „Projekt można uznać za sukces, gdy przede wszystkim skończył się w terminie, został rozliczony i zostawił w uczelni jakieś dodatkowe wyposażenie naukowo- badawcze, przy którym wypromowało się kilku doktorów, albo może i doktor habilitowany..”

Zastanówmy się jednak czy MY rozpoczynając innowacyjne projekty badawcze nie jesteśmy świadomi ryzyka?

Oczywiście że JESTESMY, ale wiemy też, ze nikt ryzyka z nami nie podzieli, więc tak opracowywane są dokumenty, by wynikało z nich, że to ryzyko jest jak najmniejsze lub go w ogóle nie ma. W innych krajach istnieją praktyki podziału ryzyka między sponsorów, od niektórych ryzyk można się ubezpieczyć. Strategie ograniczania ryzyka w Siemens Corporate Technology przedstawił podczas jednej z konferencji dr Norbert Lütke—Entrup -  Pozwalamy ludziom na nieco większe skupienie na technologiach przełomowych i ryzykownych…, zwiększa się też nasza elastyczność w odniesieniu do harmonogramów i budżetów. Nie znaczy to, że pilnowanie budżetów i harmonogramów jest bagatelizowane…; dzięki temu, że mamy środowisko sprzyjające podejmowaniu ryzyka, jesteśmy w stanie tworzyć innowacyjne produkty[14]. Podobnie do problemu ryzyka odniósł się Petri Uusikylä z firmy Frisky & Anjoy - Nie ma innowacji bez ryzyka, ale są pewne sposoby ograniczania ryzyka porażki: należy przewidywać zmiany. W jego opinii ryzyko jest wpisane w każdy projekt B+R, trzeba po prostu mieć alternatywne plany na wypadek, gdyby świat wokół się zmienił lub gdyby wyznaczone na początku cele okazały się zbyt trudne do osiągnięcia. Świat jest dynamiczny, oczywiste jest, że nie da się go w pełni kontrolować, jednak należy stosować narzędzia i mechanizmy pozwalające na śledzenie zmian[15].

Jak zatem sobie z tym poradzić? Pamiętając, że…

• projekt jest próbą wykorzystania pewnej szansy - z każdą szansą związane jest ryzyko
• nie ma projektów bez ryzyka  - nie rezygnuje się z projektu, który ma dużą wartość, tylko dlatego, że jest ryzykowny
• należy zarządzać ryzykiem - projekty badawcze to projekty wysokiego ryzyka!
• zarządzanie ryzykiem KOSZTUJE !
• wniosek i raporty sporządzane w trakcie realizacji projektu  - nie mogą ukrywać ryzyka
• należy stosować proste narzędzie do utrzymywania informacji o ryzyku w projekcie - rejestr ryzyka może być zupełnie wystarczający
• należy pamiętać o konsekwencjach zarządzania ryzykiem
• konieczne jest ustalenie racjonalnego poziomu tolerancji ryzyka w projekcie by wiedzieć, w stosunku do których elementów ryzyka konieczne jest podejmowanie odpowiednich działań
• ryzyko występuje na każdym etapie realizacji projektu badawczo-rozwojowego, ale jego negatywne czynniki stwarzają większe niebezpieczeństwo pod koniec przedsięwzięcia
• warto podejść do zarządzania ryzykiem w sposób profesjonalny i zawczasu przygotować się na potencjalne zagrożenia.

Podsumujmy…

Inwestowanie w innowacje zawsze jest ryzykowne. Jednakże w dzisiejszych czasach, bez wdrażania innowacyjnych rozwiązań i produktów nie da się wyprzedzić konkurencji. Zarówno programy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, Narodowe Centrum Nauki jak  i konkursy ogłaszane przez Komisję Europejską stwarzają ogromne możliwości na realizację ciekawych i wartościowych projektów. Uzyskane wyniki są istotne zarówno pod względem naukowym oraz komercyjnym. Nawet jeżeli istnieje ryzyko poniesienia porażki, zawsze można podjąć działania zmierzające do jego zminimalizowania. Zbiór metod zalecanych przez PMBoK stanowi przydatne narzędzia, przy użyciu których kierownik projektu jest w stanie zabezpieczyć przebieg projektu. Problemy są po to, żeby je rozwiązywać i należy je traktować jako kolejne wyzwania, bez których życie było by nudne. Choć problem ryzyka projektów B+R nie jest zagadnieniem nowym stanowi on jednak nie lada wyzwanie. Co więcej, metod, recept na radzenie sobie z samym ryzykiem jest wiele. Problemem okazuje się także brak jego akceptacji przez instytucje finansujące badania. Powinny one zostać wzięte pod uwagę przy tworzeniu zarówno ogólnego systemu zarządzania działalnością B+R jak i finansowania projektów ze środków publicznych.